خصائص الوثيقة الإدارية

إدارة خصائص الوثيقة

تتميز الوثائق الإدارية بالعديد مـ ن الخصائص الموضحة أدناه:

تنمو بشكل طبيعي

وهذا يعني أن المستندات الإدارية تنشأ بشكل طبيعي مـ ن الأنشطة التي تقوم بها مؤسسة معينة ، مما يعني أن هذه المستندات يتم تكوينها تلقائيًا مـ ن خلال العمل الإداري الذي يقوم به الأفراد داخل المـ نشأة ، حيث تكتسب المستندات قيمتها باعتبارها مستندات تحتوي عـلـى مستندات مهمة بمرور الوقت. المعلومات التي يتم جمعها بمرور الوقت.[١]

فقط

تعتبر الوثيقة الإدارية محايدة لأي طرف أو فرد داخل المـ نشأة لأنها تتضمـ ن مجموعة مـ ن البيانات والمعلومات التي تصف حالة معينة ، أو تسجل حقائق معينة ، أو تثبت الحقائق ، لذا فإن المقالتيية هي أحد انعكاسات مصداقيتها. أهم ميزة.[١]

نادر

الوثيقة الإدارية هي وثيقة فريدة لأنها تحمل رسالة محددة مـ ن طرف إلى آخر ، سواء كان ذلك الطرف داخليًا أو خارجيًا للمـ نشأة. يمكن تمييز هذه الوثائق عن بعضها البعض بعدة طرق ، مـــثل: رقم الوثيقة ، العنوان ، التاريخ والمحتوى ، بالإضافة إلى المرفقات واللغة والمصدر والموقعين.[١]

الترابط

يعتبر الاتساق مـ ن أهم خصائص الوثيقة الإدارية ، حيث يمكن ربط كل وثيقة إدارية بواحد أو عدة وثائق أخرى ودمجها فـ يما بينها ؛ وذلك لتمكين جميع الأطراف الداخلية والخارجية فـ ي المـ نشأة مـ ن الحصول عـلـى فهم شامل وواضح. مـ ن الحادث أو المشكلة.[١]

قواعد تحرير المستندات الإدارية

هناك بعض القواعد التي يجب مراعاتها عند تحرير المستندات الإدارية الموضحة أدناه:[٢]

• تتضمـ ن إدارة المستند عادةً الشخص أو الكيان الذي أرسله (محرر الرسائل) والشخص أو الكيان الذي استلمه (قارئ الرسائل).
• عادة ما يكون محرر الوثيقة هو البادئ ، أي أنه (طالب المعلومات ، مزود الخدمة).
• التزم بقواعد النموذج العامة المطبقة فـ ي المستندات الإدارية ، مـــثل: التنسيق العام والأرقام التسلسلية ووضوح المعلومات.
• يتضمـ ن هذا الملف عادةً ضمائر مـــثل: الأستاذ المحترم أو السيدة المحترمة ..
• تتضمـ ن هذه الوثيقة عادةً بيانًا ختاميًا للشكر والتقدير ، مـــثل: تقبل خالص تحياتي وتقديري.
• يستخدم ختمًا رسميًا وتوقيعًا مكتوبًا بخط اليد تحت اسم المرسل أو الوحدة.
• يوصى بأن تتكون المستندات الإدارية مـ ن صفحة واحدة فقط ، وإذا لم يكن ذلك ممكنًا ، فمـ ن المستحسن وضع عبارة المجاملة ونهاية الخطاب فـ ي نفس الصفحة.
• يجب ذكر العدد الدقيق للمرفقات والمرفقات فـ ي نص المستند الإداري.
• يجب أن تكون المستندات الإدارية مشفرة ومرقمة ومؤرخة.

أهمية الوثائق الإدارية

يمكن تلخيص أهمية الوثائق الإدارية فـ ي المؤسسات العامة عـلـى النحو التالي:[٣]

• إنه تركيز مهم للنشاط المادي والمعنوي فـ ي المؤسسة.
• يحسن قدرة الأعمال عـلـى اتخاذ القرارات الصحيحة.
• يسمح بمراقبة نجاح وفشل المـ نظمة.

في الختام، تلعب الوثائق الإدارية دورًا حيويًا في المنظمات من خلال توثيق وتنظيم المعلومات الهامة. تتمثل خصائصها، مثل كونها تُنشأ بشكل طبيعي، فريدة، ومترابطة، في توفير رؤى واضحة حول مختلف الحالات، مما يضمن التواصل الفعال. تساعد قواعد إدارة الوثائق وتحريرها، مثل الالتزام بالتنسيق والوضوح، في تعزيز فائدتها. بشكل عام، تعتبر الوثائق الإدارية أمرًا بالغ الأهمية في اتخاذ القرارات، وتتبع أداء المؤسسة، والحفاظ على الشفافية داخل المنظمة.