خصائص الوثيقة الإدارية

[ad_1]

‘)؛}

إدارة خصائص الوثيقة

تتميز الوثائق الإدارية بالعديد مـ ن الخصائص الموضحة أدناه:

تنمو بشكل طبيعي

وهذا يعني أن المستندات الإدارية تنشأ بشكل طبيعي مـ ن الأنشطة التي تقوم بها مؤسسة معينة ، مما يعني أن هذه المستندات يتم تكوينها تلقائيًا مـ ن خلال العمل الإداري الذي يقوم به الأفراد داخل المـ نشأة ، حيث تكتسب المستندات قيمتها باعتبارها مستندات تحتوي عـلـى مستندات مهمة بمرور الوقت. المعلومات التي يتم جمعها بمرور الوقت.[١]

فقط

تعتبر الوثيقة الإدارية محايدة لأي طرف أو فرد داخل المـ نشأة لأنها تتضمـ ن مجموعة مـ ن البيانات والمعلومات التي تصف حالة معينة ، أو تسجل حقائق معينة ، أو تثبت الحقائق ، لذا فإن المقالتيية هي أحد انعكاسات مصداقيتها. أهم ميزة.[١]

‘)؛}

نادر

الوثيقة الإدارية هي وثيقة فريدة لأنها تحمل رسالة محددة مـ ن طرف إلى آخر ، سواء كان ذلك الطرف داخليًا أو خارجيًا للمـ نشأة. يمكن تمييز هذه الوثائق عن بعضها البعض بعدة طرق ، مـــثل: رقم الوثيقة ، العنوان ، التاريخ والمحتوى ، بالإضافة إلى المرفقات واللغة والمصدر والموقعين.[١]

الترابط

يعتبر الاتساق مـ ن أهم خصائص الوثيقة الإدارية ، حيث يمكن ربط كل وثيقة إدارية بواحد أو عدة وثائق أخرى ودمجها فـ يما بينها ؛ وذلك لتمكين جميع الأطراف الداخلية والخارجية فـ ي المـ نشأة مـ ن الحصول عـلـى فهم شامل وواضح. مـ ن الحادث أو المشكلة.[١]

قواعد تحرير المستندات الإدارية

هناك بعض القواعد التي يجب مراعاتها عند تحرير المستندات الإدارية الموضحة أدناه:[٢]

• تتضمـ ن إدارة المستند عادةً الشخص أو الكيان الذي أرسله (محرر الرسائل) والشخص أو الكيان الذي استلمه (قارئ الرسائل).
• عادة ما يكون محرر الوثيقة هو البادئ ، أي أنه (طالب المعلومات ، مزود الخدمة).
• التزم بقواعد النموذج العامة المطبقة فـ ي المستندات الإدارية ، مـــثل: التنسيق العام والأرقام التسلسلية ووضوح المعلومات.
• يتضمـ ن هذا الملف عادةً ضمائر مـــثل: الأستاذ المحترم أو السيدة المحترمة ..
• تتضمـ ن هذه الوثيقة عادةً بيانًا ختاميًا للشكر والتقدير ، مـــثل: تقبل خالص تحياتي وتقديري.
• يستخدم ختمًا رسميًا وتوقيعًا مكتوبًا بخط اليد تحت اسم المرسل أو الوحدة.
• يوصى بأن تتكون المستندات الإدارية مـ ن صفحة واحدة فقط ، وإذا لم يكن ذلك ممكنًا ، فمـ ن المستحسن وضع عبارة المجاملة ونهاية الخطاب فـ ي نفس الصفحة.
• يجب ذكر العدد الدقيق للمرفقات والمرفقات فـ ي نص المستند الإداري.
• يجب أن تكون المستندات الإدارية مشفرة ومرقمة ومؤرخة.

أهمية الوثائق الإدارية

يمكن تلخيص أهمية الوثائق الإدارية فـ ي المؤسسات العامة عـلـى النحو التالي:[٣]

• إنه تركيز مهم للنشاط المادي والمعنوي فـ ي المؤسسة.
• يحسن قدرة الأعمال عـلـى اتخاذ القرارات الصحيحة.
• يسمح بمراقبة نجاح وفشل المـ نظمة.

.